Häufige Fragen zu KI und Automaten im Büro.

Zur Arbeit mit handwerksklar

Was ist ein Automat?

Ein Automat übernimmt einen Büro-Vorgang, der immer wieder gleich anfällt: Post sortieren, Angebote vorbereiten, Briefe schreiben, Rechnungen abgleichen. Sie legen etwas hinein, heraus kommt ein Entwurf, den Sie prüfen und freigeben. Leistungen

Muss ich meine Software oder meine Abläufe umstellen?

Nein. Wir passen den Automaten an Ihre gewohnten Abläufe an und fügen ihn dort ein, wo die Arbeit heute schon läuft.

Was kostet ein Automat?

Das hängt vom Vorgang ab. Nach dem kostenlosen Büro-Check bekommen Sie ein Angebot für den Automaten, der sich lohnt. Ob sich ein Vorgang überhaupt lohnt, können Sie vorher selbst nachrechnen: Lohnt sich das?

Arbeiten Sie vor Ort oder aus der Ferne?

Vor Ort. Wir kommen in Ihren Betrieb, schauen zu, wie die Arbeit heute läuft, und bauen dann genau dafür. Kurse und Vorträge gibt es auch online.

Was passiert, wenn der Automat sich irrt?

Dann sehen Sie es, bevor es hinausgeht. Was das Haus verlässt, gibt ein Mensch frei. Der Automat bereitet vor, Sie entscheiden. Die drei Regeln

Für welche Vorgänge lohnt sich ein Automat nicht?

Für Vorgänge, die nur ein paar Mal im Jahr vorkommen, die Ihr Programm schon kann oder die jedes Mal anders laufen. Das sagen wir Ihnen spätestens beim Büro-Check.

Datenschutz

Darf ich im Betrieb ChatGPT mit Kundendaten nutzen?

Mit einem privaten oder kostenlosen Konto nicht. Mit einem Geschäftstarif, einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung und abgeschaltetem Training lässt sich KI datenschutzrechtlich gestalten. Kundendaten sollten trotzdem nur so weit hinein, wie der Vorgang es braucht. Mehr im Ratgeber

Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag für KI-Werkzeuge?

In der Regel ja. Verarbeitet ein Cloud-Dienst personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, verlangt Art. 28 DSGVO einen solchen Vertrag. Die Datenschutzkonferenz sieht bei extern angebotener KI meist eine Auftragsverarbeitung.

Was ist, wenn Mitarbeiter Kundendaten in ein KI-Werkzeug eingeben?

Dafür braucht es eine schriftliche Regel, welche KI wofür erlaubt ist, und eine Einweisung des Teams. Beides empfiehlt die Datenschutzkonferenz. In unseren Kursen entstehen dafür Hausregeln auf einer Seite.

Werden meine Daten in der EU verarbeitet?

Das ist je Anbieter und Tarif verschieden. Einige große Anbieter bieten für Geschäftskunden eine Verarbeitung in Europa an, andere nicht. Für jeden Automaten wird schriftlich festgehalten, welcher Dienst welche Daten wo verarbeitet.

KI-Verordnung

Muss ich mein Team zur KI schulen?

Wer KI im Betrieb nutzt, muss nach Art. 4 KI-Verordnung Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz seiner Leute zu fördern. Ein Zertifikat oder eine feste Schulungsdauer ist nicht vorgeschrieben. Eine kurze, praxisnahe Unterweisung zu den genutzten Werkzeugen und eine Notiz darüber sind ein guter Anfang. Schulung KI-Kompetenz

Muss ich kennzeichnen, wenn ein Brief oder Angebot mit KI geschrieben wurde?

Für Schreiben, die Sie selbst prüfen und unter Ihrem Namen verschicken, nennt die Handwerkskammer Lübeck eine Kennzeichnung nur als Empfehlung. Anders ist es, wenn Kunden direkt mit einer KI sprechen, etwa mit einem Chatbot: Das muss erkennbar sein.

Ist ein Büroautomat ein Hochrisiko-System?

Nach den Einschätzungen der Kammern nicht. Als Beispiele für Hochrisiko nennt die Handwerkskammer Lübeck etwa die Auswahl von Bewerbern oder die Leistungsbewertung von Beschäftigten.

E-Rechnung und Belege

Muss ich E-Rechnungen schon empfangen können?

Ja, seit dem 1. Januar 2025. Ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist dafür nicht nötig, Ihr bestehendes E-Mail-Postfach genügt.

Ab wann muss ich selbst E-Rechnungen schreiben?

Für Rechnungen über Umsätze 2025 und 2026 sind Papier- und andere Rechnungen noch erlaubt. 2027 gilt das weiter, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Ab 2028 gilt die E-Rechnung für alle Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre. Die Frist wurde von zehn auf acht Jahre verkürzt. Bücher und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren.

Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?

Grundsätzlich ja, wenn das Original nicht aus anderen Gründen aufbewahrt werden muss und das Scannen in Ihrer Verfahrensdokumentation beschrieben ist. Klären Sie das mit Ihrem Steuerberater.

Förderung

Welche Förderung gibt es für Digitalisierung und KI im Handwerk in NRW?

Stand Oktober 2026 sind mehrere passende Programme geschlossen oder im Antragsstopp, andere laufen mit Bedingungen. Wichtig bei allen: erst der Antrag, dann der Auftrag. Übersicht im Ratgeber

Gibt es go-digital oder Digital Jetzt noch?

Nein. Digital Jetzt ist Ende 2023 ausgelaufen, go-digital Ende 2024.

Bietet die Handwerkskammer Beratung an?

Ja. Die Beraterinnen und Berater für Innovation und Technologie (BIT) der Handwerkskammern beraten zu Digitalisierung, KI und Förderung. Das ist eine gute neutrale Erstorientierung. Für die Umsetzung im Betrieb kommen wir dazu.