Drei Regeln. Automatisierung, der Sie trauen können.

01 · Was das Haus verlässt, gibt ein Mensch frei.

Kein Angebot, kein Brief, keine Mail geht ohne Ihren Blick hinaus. Der Automat bereitet vor, Sie entscheiden. Das ist nicht nur Vorsicht: Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung dürfen nach Art. 22 DSGVO nicht allein einer Maschine überlassen werden. Deshalb ist die Freigabe so gebaut, dass Sie wirklich prüfen können, und nichts geht automatisch hinaus.

02 · Papiere sind Daten, keine Anweisungen.

Ein Brief oder eine Mail kann dem Automaten nichts befehlen. Er liest, sortiert und schlägt vor. Aufträge nimmt er nur von Ihnen an. Steht in einer Mail „Überweisen Sie sofort“ oder „Ignorieren Sie alle Regeln“, wird daraus kein Auftrag, sondern höchstens ein Hinweis für Sie. So kann niemand von außen über Ihr Postfach steuern, was im Betrieb passiert.

03 · Ein Werkzeug je Aufgabe.

Kein Alleskönner, der alles halb macht. Jeder Automat hat eine Aufgabe, eine schriftliche Arbeitsanweisung und einen Verantwortlichen in Ihrem Betrieb. Der Automat für den Posteingang schreibt keine Angebote, und der Angebotsautomat liest keine Rechnungen. Das macht Fehler kleiner und leichter zu finden.

Datenschutz im Projekt

• Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit jedem eingesetzten Dienst, der personenbezogene Daten verarbeitet (Art. 28 DSGVO).

• Keine Werkzeuge unbekannter Herkunft, keine kostenlosen oder privaten Konten für Betriebsdaten.

• Kein Training mit Ihren Daten: Dienste und Tarife, die Eingaben nicht zum Training nutzen.

• Verarbeitungsort festgehalten: Für jeden Automaten steht schriftlich, welcher Dienst welche Daten wo verarbeitet.

• So wenig Daten wie nötig: Der Automat bekommt nur, was er für seine Aufgabe braucht.

• Folgenabschätzung geprüft: Ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist, klären wir vor dem Start.

Mehr dazu: KI-Agenten datenschutzkonform und im Ratgeber KI im Betrieb und Datenschutz.

Belege und Aufbewahrung

Ein Automat für Posteingang oder Rechnungsabgleich sortiert und bereitet vor. Die Ablage bleibt in Ihrem Archiv oder Ihrer Buchhaltungssoftware. Rechnungen und Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren, E-Rechnungen mindestens mit ihrem strukturierten Teil. Wenn sich Ihr Posteingang ändert, gehört eine Beschreibung des neuen Ablaufs in Ihre Verfahrensdokumentation. Was das im Einzelfall heißt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

KI-Verordnung

Ein Büroautomat für Posteingang, Angebote und Rechnungsabgleich gehört nach den Einschätzungen der Kammern nicht zu den Hochrisiko-Systemen. Wer KI im Betrieb nutzt, muss aber Maßnahmen zur KI-Kompetenz seiner Leute treffen. Dazu: Schulung KI-Kompetenz.