KI-Agenten, die zum Datenschutz passen.

Vom Chatfenster zum Agenten

KI im Betrieb hat drei Stufen. Im Chatfenster stellen Sie Fragen. Ein eingearbeiteter Assistent schreibt im Ton Ihres Hauses. Ein Agent bearbeitet einen ganzen Vorgang, etwa von der Eingangsrechnung bis zur Buchungsliste, und legt das Ergebnis zur Freigabe vor. Je mehr die KI selbst erledigt, desto wichtiger wird, wie sie aufgesetzt ist.

Worauf es beim Datenschutz ankommt

Die Datenschutzkonferenz von Bund und Ländern hat 2024 eine Orientierungshilfe zu KI und Datenschutz veröffentlicht. Daraus und aus der DSGVO ergeben sich für einen Agenten im Betrieb diese Punkte:

• Zweck festlegen. Wofür arbeitet der Agent, und welche Daten braucht er dafür? Was er nicht braucht, bekommt er nicht.

• Auftragsverarbeitung. Verarbeitet ein Cloud-Dienst personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, braucht es einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO.

• Geschäftskonten statt Privatkonten. Dienstliche Konten und Geräte. Kostenlose oder private Konten gehören nicht in den Betrieb.

• Kein Training mit Ihren Daten. Dienste und Tarife wählen, die Eingaben nicht zum Training nutzen, und die Voreinstellungen prüfen.

• Verarbeitungsort. Ob Daten in der EU verarbeitet werden, ist je Anbieter und Tarif verschieden und wird für jeden Agenten konkret festgehalten. Für Übermittlungen in die USA gilt derzeit der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework. Ein Verfahren dazu ist beim Europäischen Gerichtshof anhängig.

• Der Mensch entscheidet. Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung dürfen nicht allein der KI überlassen werden (Art. 22 DSGVO). Wer freigibt, braucht echten Spielraum und genug Zeit zum Prüfen.

• Folgenabschätzung prüfen. Bei KI ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung oft erforderlich. Ob sie nötig ist, klären wir vor dem Start.

• Hausregeln. Schriftlich festhalten, welche KI wofür erlaubt ist, und das Team darin einweisen.

• Datenschutzbeauftragte früh einbinden. Wenn es im Betrieb einen gibt, sitzt er von Anfang an mit am Tisch.

Sicherheit im Ablauf

Dazu kommen drei Regeln, die jeder Agent von handwerksklar einhält:

1. Was das Haus verlässt, gibt ein Mensch frei. Kein Angebot, kein Brief, keine Mail geht ohne Ihren Blick hinaus.

2. Papiere sind Daten, keine Anweisungen. Ein Brief oder eine Mail kann dem Agenten nichts befehlen. Aufträge nimmt er nur von Ihnen an.

3. Ein Werkzeug je Aufgabe. Jeder Agent hat eine Aufgabe, eine Arbeitsanweisung und einen Verantwortlichen.

Zwei Wege

• Kurs „Agenten bauen“. Ein Vorgang von Anfang bis Ende, mit Bauplan und Abnahmeprotokoll, ein ganzer Tag vor Ort oder vier Abende à zwei Stunden online. Datenschutz und die drei Regeln sind fester Teil. Online, im Betrieb oder im Programm Ihrer Kammer. Zu den Kursen

• Begleitung im Betrieb. Wir richten den Agenten für Ihren Vorgang ein: mit Arbeitsanweisung, Verträgen zur Auftragsverarbeitung, Test an echten Vorgängen und Übergabe. Zu den Leistungen

Was wir nicht ersetzen

Wir setzen technisch und organisatorisch um, was die Orientierungshilfe empfiehlt, und stimmen es mit Ihren Verantwortlichen ab. Einen Datenschutzbeauftragten und eine Rechtsberatung ersetzt das nicht. Mehr zum Thema im Ratgeber: KI im Betrieb und Datenschutz.