Eingangsrechnungen mit Auftrag und Lieferschein abgleichen

Rechnungen prüfen ist eine dieser Aufgaben, die niemand gern macht und die trotzdem Geld kostet, wenn sie liegen bleibt: zu viel berechnete Mengen, falsche Preise, Positionen, die nie geliefert wurden.

So läuft es ab

1. Die Rechnung kommt per E-Mail oder Post. Papier wird fotografiert oder gescannt.

2. Der Automat sucht den passenden Auftrag und den Lieferschein.

3. Er vergleicht Positionen, Mengen und Preise und markiert, was nicht zusammenpasst.

4. Sie sehen eine kurze Liste: passt, passt nicht, fehlt. Die Freigabe zur Zahlung bleibt bei Ihnen.

Was die E-Rechnung ändert

Seit 1. Januar 2025 müssen Betriebe E-Rechnungen empfangen können. Maßgeblich ist bei einer E-Rechnung der strukturierte Datenteil, nicht das PDF-Bild. Ein einfaches PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen brauchen Sie nicht.

Beim Schreiben eigener Rechnungen gilt eine Übergangszeit: Für Umsätze 2025 und 2026 sind Papier- oder PDF-Rechnungen noch zulässig, 2027 noch für Betriebe mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Ab 2028 gilt die E-Rechnung für alle Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen.

Für den Abgleich heißt das: Bis Ende 2027 kommen Papier, PDF und E-Rechnung durcheinander. Der Automat muss alle drei lesen, bei E-Rechnungen den Datenteil.

Aufbewahrung

Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren, elektronisch eingegangene Rechnungen elektronisch. Der Automat ersetzt kein Archiv: Die Ablage bleibt in Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihrem Archivsystem. Wie der neue Ablauf funktioniert, halten wir in einer kurzen Verfahrensbeschreibung fest.

Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Sprechen Sie Einzelheiten mit Ihrem Steuerbüro ab.

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