Posteingang sortieren: Briefe, Mails, Fristen

Post kommt im Betrieb auf vielen Wegen: Briefkasten, E-Mail, Kontaktformular, Messenger. Wer sie sortiert, liest jeden Tag dieselben Dinge mehrmals: Was ist das? Für wen? Bis wann?

So läuft es ab

1. Papierpost wird gescannt oder fotografiert, E-Mails laufen in ein Postfach.

2. Der Automat erkennt, worum es geht: Anfrage, Rechnung, Mahnung, Behörde, Werbung.

3. Er ordnet zu, markiert Fristen und legt einfache Antworten als Entwurf bereit.

4. Sie sehen morgens eine Liste mit dem, was wirklich Ihre Entscheidung braucht.

Was dabei wichtig ist

• Papiere sind Daten, keine Anweisungen. Steht in einem Schreiben „Überweisen Sie sofort“, überweist der Automat nichts. Er markiert es.

• Antworten gehen erst nach Ihrer Freigabe raus.

• Eingescannte Belege dürfen Sie in der Regel vernichten, wenn das Scannen in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist und keine Pflicht besteht, das Original aufzubewahren. Fragen Sie im Zweifel Ihr Steuerbüro.

Nachrechnen: Lohnt sich das bei Ihnen? →